«Документ всему голова»: начальник отдела делопроизводства Системы 112 Москвы делится тем, что придает ей сил и энергии

Когда работодатель признает заслуги работника — это всегда приятно. Но еще приятнее, когда его портрет висит на Доске почета.

По итогам 2023 года за эффективную и добросовестную работу на Доску почета Департамента по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности города Москвы занесена начальник Отдела делопроизводства Системы 112 Москвы Светлана Зваева.

Документ всему голова — эту фразу можно считать девизом работы Системы 112 Москвы. Работа по документационному обеспечению очень важна и ответственна. Как самостоятельная структура отдел делопроизводства начал свою работу в Системе 112 два года назад. Возглавляет его Светлана Зваева, знаток делопроизводства от «А» до «Я»:

— Многие думают: работа с бумагами — что тут сложного? Но каждый документ, который поступает в наше учреждение, требует внимательного прочтения и проверки, после чего он направляется в структурные подразделения, и мы отслеживаем его исполнение. Поэтому для работников нашего отдела, как и для каждого делопроизводителя, важными качествами являются внимательность, ответственность, оперативность, структурированность и хорошая память. Тем более что документов обрабатывается очень много, — отмечает Светлана.

Эта объемная работа в Системе 112 лежит на плечах пятерых работников — три специалиста и заместитель во главе с начальником отдела успешно справляются с нагрузкой.

— Девочки у меня уникальные, — говорит Светлана Зваева с улыбкой, по которой понимаешь, что отдел делопроизводства действительно живет и работает в едином ритме и про каждого есть что рассказать.

Ольга Макарова — заместитель начальника отдела, профессионал, отзывчивый и корректный человек, всегда подскажет ответ даже на самый сложный вопрос, найдет подход к любому человеку. Татьяна Попова – нет ничего того, чтобы бы она не знала про работу в системе электронного документооборота. Екатерина Зверкова — за два года работы смогла систематизировать архив учреждения с момента его основания. А год назад, в самый непростой по объему работ период, отдел делопроизводства пополнился еще одним специалистом.

— Екатерина Куровская стала неотъемлемой частью нашего дружного коллектива. Всему она научилась с нуля и в самые сжатые сроки. Сейчас она легко справляется с любыми задачами, — отмечает ее начальник.

Теплая и дружеская атмосфера — главная черта отдела делопроизводства.

— У нас даже есть любимый фильм — «Девчата», который мы ассоциируем с нашим коллективом. Перерывы у нас всегда заполнены приятными разговорами о жизни, любим пошутить, всегда радуемся успехам друг друга и поддерживаем в сложные периоды. Еще заботимся о своем здоровье и планируем в ближайшем будущем проводить в отделе небольшую физкультминутку, так как весь день, практически не отрываясь, работаем за компьютером. Считаю, что теплая атмосфера в коллективе только положительно влияет на работоспособность, — говорит Светлана Зваева.

Светлана не только профессиональный делопроизводитель, но и творческий человек. Первое образование и место работы было связано у нее с художественной росписью по фарфору. Также она увлекалась дизайном архитектурной среды и интерьеров. Творчество помогает ей как в жизни — развивает хороший вкус, так и в работе — дает возможность нестандартно подходить к решению любой задачи.

Светлана Зваева признается, что заряжается энергией и от коллектива, и от самой работы: «Чем больше задач, тем интереснее, просыпается азарт. Всегда мотивируешь себя: «Я справлюсь, мы справимся!..» И неизменно справляемся!».

Работа с документами, конечно, непростая и очень ответственная, но каждый из специалистов отдела делопроизводства нашел в этом деле что-то свое.

— Каждый из нас по-настоящему увлечен своей работой. Когда что-то любишь, даже трудностей не замечаешь, и каждый рабочий день становится только в радость, говорит Светлана Зваева, начальник отдела.

А если работник идет на работу с улыбкой — это в том числе заслуга грамотного и хорошего руководителя.